闭上书本——印孚瑟斯的一个案例研究

经过Deepak Bhalla.，Naveen Sharma.，杰夫Mosier 2020年12月|案例研究|14分钟阅读|本文的电子邮件|下载

截至4月20日的前几个星期应该在Infosys忙但可预测。季度截止日期与审计年度财务报表的完成交织在一起 - 每年仪式仪式，有数千人的动作零件，需要提高安全性。本书需要在本季度和年内关闭。

就像2020年剩下的时间一样，人们对这些国际监管期限的争抢是无法预测的。就在印孚瑟斯的数百名员工在一年中最繁忙的一段时间里加紧工作时，世界发生了变化。几乎没有时间计划，更没有时间转向。

每年春天，这种精心安排的努力尤其困难，需要在驾驭复杂的国际规则和法律网络的同时，进行精确的协作和沟通。这一次，印孚瑟斯的财务团队也有几天的时间搬出办公室，为20多万名员工提供支持，并进行了虚拟结帐。所有这些都是在一个每天都在变化的环境中完成的。想象一下，当你在表演一个奥林匹克级别的体操动作时，地面正在移动。

全球锁定

世界卫生组织(World Health Organization)于3月11日宣布2019冠状病毒病(COVID-19)大流行，这一决定引发了全球政府的应对措施。到那时，印度全国的COVID-19病例不到200例，但公共卫生官员很清楚，这只是开始。

3月20日，在Infosys的财务发布之前，印度首相Narendra Modi发布了一个月，讨论了国家。他要求居民在下周一观察公共宵禁。许多人认为这是政府检查公共情绪的方式和执行机构的准备情况来处理国家锁定。

那时，印孚瑟斯的高管们已经预料到，他们在班加罗尔的总部和全国各地的园区将不可避免地关闭。那周，财务团队中有一半人已经在家工作，准备按照印度会计准则和国际财务报告准则(IFRS)的要求编写独立和合并的全面财务报告。在为期三周的冲刺中，印孚瑟斯的高管和员工必须在家里完成一项本来就颇具挑战性的任务，这是以前从未想到过的壮举。

除了内部金融，人力资源和IT团队外，Infosys还使用两套审计师：Deloitte（法定）和EY（内部）。财政年度的文书工作还包括向美国证券交易委员会的申请，遵守美国萨尔班 - 奥克斯利法案，印度的年度报告达到超过一百万利益攸关方。

印度证券交易委员会同意为公司提供季度结果的申报延期，这是对导航这一危机的难度的承认。对于许多企业来说，他们的财政年度持续到12月底，这给了他们几个月的计划，以计划更大的任务。根据华尔街日报的说法，石油主要雪佛龙正在进行干运行以准备年终结束过程。

当许多同行公司决定公布精简的财务报表时，印孚瑟斯决定在春季公布其完整的业绩，就像之前每一个截止日期所做的那样。

与此同时，金融机器的其他部分不得不不受干扰地继续运转。Infosys是一家领先的咨询、外包、技术和数字服务公司，在46个国家设有220个办事处。这家年营业额130亿美元的公司还拥有75家子公司和离职子公司，这些子公司需要完成交易和结账。每一个都必须考虑到不同级别的封锁和不同的会计标准和时区。日常的财务工作包括为近25万名员工支付工资，每月结算近5万宗索赔，每月处理近10万张供应商发票。

几乎可以关闭书籍，但远远不易。需要解决的担忧似乎无穷无尽。包括潜力和实际障碍：

随着公司调整到在家办公模式，合同文件的执行迅速延迟。

未计费收入的增加，特别是在工作或里程碑确认需要客户签字的情况下。

Infosys团队成员无法确认努力和里程碑的案例。

困惑令人信服的客户允许同事在家中工作，特别是对于处理敏感和机密信息的客户。

需要为服务水平协议(SLA)创建额外的财务条款，以防由于COVID-19而遗漏了最初的服务水平协议。

为被迫离开办公室的审计人员和财务团队管理整体物流(设备、连接、安全)。

财务领导部门创建了两个工作组来管理这种快速反应。其中一个检查了业务方面的行为，例如建议策略更改、记录和获得流程更改的批准。第二篇介绍了管理400多名核心财务员工和600多名参与这项工作的业务流程管理(BPM)员工的物流。

像计算机访问这样基本的东西突然就成了问题。印孚瑟斯BPM部门约90%的员工没有笔记本电脑。许多外部合作伙伴的工作人员为了数据安全起见，在办公室使用桌面电脑工作。

印孚瑟斯的业务连续性计划提供了一个良好的起点，但团队很快意识到即将发生的灾难比他们预期的更广泛。这些计划为从建筑层面到城市层面的封锁做好了准备。然而，没有任何程序可以预测如果世界大部分地区关闭会发生什么。团队不得不从头开始，对一切都提出质疑。

业务方面的特别工作组与高级管理层和董事会合作，以获得例外批准。物流工作组制定了详细的应急计划，以便结账、审计财务报表并宣布结果。该团队还制定了战略，确保在封锁延长后，财务运作能够无缝地继续。

业务连续性的团队

印孚瑟斯的许多顾问和销售员工在家工作的频率已经远远超过在办公室工作的频率。但这种时间表对商业运作中的许多人来说从来都不可行。

企业连续性团队需要获得董事会批准，以便在家中执行投资和外汇交易。通常，该工作需要使用安全的通信线路和增强控制，例如在专用线路上使用贸易确认的主机到主机连接和音频记录。

团队必须决定如何接受来自客户的电子邮件批准，而不是签署的合同。需要新的政策来批准全球范围内员工在家办公的费用。在某些情况下，印孚瑟斯需要为互联网服务、路由器或其他设备付费。

必须为融资团队执行附加议定书。作为扫描公司的公司办公室的扫描供应商发票的基本行动必须重新制定，与嵌入公司的核心金融系统中的其他制造者检查的控件一样。

物流团队

印孚瑟斯的大部分基础设施是为后台办公室而建的，而不是后面的卧室。这种转变可不像让员工带着一台笔记本电脑回家那么简单。许多人在一个巨大的校园使用台式机，从来没有远程工作的选择。

该团队必须加固台式机，并为许多机器购买Wi-Fi适配器。标准的台式电脑通过以太网线连接到互联网上，从来都不需要Wi-Fi功能。在某些情况下需要不间断的电源供应，以防止突然的电涌或停电造成的损害。

同样，审计团队从Infosys办公室进行了大部分工作。这是需要的两个原因。首先，许多数据分析必须在Infosys提供的桌面上进行。其次，他们的过程演练和证据收集通常发生在从Infosys金融团队成员身上坐在桌子上。通过从家中工作的财务团队，审计团队的每个成员都必须拥有Infosys桌面或笔记本电脑，能够连接公司网络和系统。

该团队还为财务员工建立了一个增强的IT支持台，以防他们在从家中连接时面临问题。

机密数据

所有这些操作允许团队像往常一样创建一个新的业务版本。不过，他们能否在虚拟环境下公布完全审计过的财务报表，仍存在疑问。

他们批判性地分析了所有的财务关闭活动，以确定哪些可以远程完成，哪些需要亲自协作。他们的结论是，90%以上的工作可以在办公室之外完成。

在某些情况下，无法避免将员工送回校园。其主要原因是为了保护未公布的价格敏感信息。创建了两个插件条目(或占位符)来防止机密数据的泄漏。这些在巩固结果完成前五天被移除。最后几天，少数审计师和财务团队的几名成员被要求在印孚瑟斯园区工作。

一家生活企业

Infosys没有计划一个世纪最严重的大流行病。但是，该公司近年来开始重组其方法，以变得更加适应。实时企业战略旨在使能够妨碍景观和情况的信息，就像生物体的发展，以适应不断变化的环境。

在这个策略中，活动是模块化的，同时仍然保持重点的大局。这种方法已经成熟，并在整个公司传播开来。生活企业在最好的时代是成功的。但今年春天，最糟糕的时期给这一策略带来了一系列新的、更严峻的考验。

在2020年春天，Infosys Finance已经被实时企业战略转换。机器人处理60％的Infosys的60,000个月发票，没有任何人的触感。每季度节省数百名员工。当大流行袭击时，这种自动化程度至关重要;结束过程涉及超过400个独特活动，具有16个临时里程碑（图1）。这一增加的自动化由Infosys'前CFO M.D. Ranganath和他的副jayesh sanghrajka开始，然后由当前的CFO尼兰豪罗伊继续进行。

图1所示。印孚瑟斯2020年财务结束流程

努力像一个可排练的管弦乐队一样，拥有多个系统和团队密切协调。唯一的区别是没有导体，只有一个关闭仪表板，可以在需要时提供状态更新和升级。

Infosys的现场企业战略一直帮助公司变得更加有弹性，适应不断变化的商业环境

该仪表盘是为使印孚瑟斯的融资更有效、平衡战术和战略举措而实施的技术项目和举措之一。现场的财务团队总是在寻找战术自动化机会，以帮助解决他们眼前的问题。另一方面，高级管理层正在寻求更多的分析和见解。印孚瑟斯的财务领导层认为，要转变财务团队，必须做到四件事。新框架有助于使双方满意。

工作效率

重复的、工作密集的和容易出错的活动的自动化在第一次实现时提供了显著的节省。但是，随着自动化取代更多的手工活动，增加的收益减少了。然而，自动化带来的好处不仅仅是裁员。继续投资自动化还有许多其他原因，包括:

• 在重要的过程区域中更快的转变。
• 消除人为错误和重复工作的成本。
• 减少欺诈风险。
• 减少了增加和减少作业所需的时间。
• 降低单个个人或小组的超依赖性。

益处是显著的，尤其是在大规模使用时。印孚瑟斯有4万个客户项目随时在运行，每年有60万份发票、70万份供应商发票和65万份员工索赔。

流程效率

通常，某些过程的吞吐量和周转时间比节省的努力更重要。在发布季度结果或关闭审计方面，在两天而不是七天，并通过40％的员工索赔的处理来清除申诉。先进的IT系统和高度优化的过程还将供应商支付的周转时间从21天到七天减少。所有这一切都在没有牺牲合规性的情况下实现。

图2。当时和现在的外汇交易

来源：Infosys.

业务的见解

数据确实是一种新的货币，但它的价值取决于它所释放的洞察力。从Excel转换到分析和数据可视化工具，如Microsoft Power BI或Tableau，不再是不错的选择，但对财务团队来说至关重要。它允许他们更少地依赖于It，并根据从数据中得出的见解更快地做出决策。

与许多人一样，直到2018年，印孚瑟斯的财务团队都严重依赖基于excel的报告。然而，随着数据的规模和复杂性、监控指标的数量以及对更快周转时间的需求，这越来越不可行。

桌面版的Power BI提供了即时的缓解，因为它可以有效地处理以gb为单位的数据(Excel在超过40MB的数据时就开始吱吱作响)。然而，这仅仅是个开始。

Infosys的FinHub帮助创建了一个企业级的性能管理仪表板，能够测量20多个关键流程领域和200多个数据点

Infosys创建了一个FinHub，其中包含各种过程区域的多维数据集，包括收入，应付款，人员配置和费用。这导致创建公司级性能管理仪表板，可测量超过20个关键过程区域的脉冲和200多个系统的数据点。

各种金融团队能够创建自己的仪表板，直接链接到FinHub Cubes。财务团队不能不断寻求IT部门的新报告，而是可以直接看互动图表。

遵守

合规性通常是耗时的，并且昂贵，但一些负担可以通过自动化抵消。例如，IT一般控制测试以前在Infosys进行了一次曾对的练习。这项努力需要在内部审计，IT和业务团队之间进行协调。每个申请需要两到三周进行测试。当Infosys自动化该过程时，内部审计团队能够减少至少90％所需的时间。这也允许根据需求审计，而不是每年将这些审计限制一次。

交换是将手动流程转换为自动化提供好处的另一个领域。印孚瑟斯每年处理价值120亿美元的外汇交易，在20多家银行进行了2000多笔交易。各种复杂的对冲工具又增加了一层复杂性。印孚瑟斯的外汇流程数字化消除了人工干预，并将操作步骤减少了一半。管理信息系统报告可立即获得，而不是一天后。

全新的解决方案——从零开始——已使印孚瑟斯的控制从侦查转向预防。现在，内部审计团队可以专注于保证和改进，而不是花宝贵的时间只检查合规性。

劳动力弹性

从办公室到家庭的过渡是对迅速演变的紧急情况的必要反应，但其影响可能会持续下去。大流行后重返办公室的雇员将减少，尽管预测仍然难以捉摸。30%还是70%在很大程度上取决于企业文化和技术成熟度。然而，长期关注的生产力和效率将继续存在。那些坚持增加对工作的监督或要求恢复标准办公时间安排的组织可能最终会赢得战斗，但输掉战争。

对于大型组织而言，大大取决于客户和合作伙伴如何回复工作场所的新视图。一些高管可能觉得允许在办公室外面的工作感到舒适，导致返回旧方式。尽管如此，其他单位和部门将走向这种新的工作方式。

不同级别的远程工作将产生额外的成本——尤其是与网络安全相关的成本——但也会节省办公空间、差旅和其他方面的资金。然而，最大的好处是那些无法提前预测的——对日程表上没有的剧变做出快速和果断反应的能力。