PMO-as-a-Service:小创新大改变

通过迪帕克Malhotra克里斯汀•卡尔霍恩 2020年10月|案例研究| 11分钟阅读|本文的电子邮件|下载

介绍

几十年来，世界各地的公司都利用承包商来节省资金。事实上，在未来的十年里，承包商预计将占美国劳动力的一半。¹在英国，大约有177万全职承包商。²在欧洲，荷兰、波兰、葡萄牙和西班牙已经有21%到27%的人口签订临时合同。^3.

承包商带来了很多好处。它们的成本更低，因为公司不必向合同工支付养老金或福利。他们还可以灵活工作，不需要在入职或离职时提前很长时间通知。对于那些面临市场停滞、利润率下降压力的企业来说，它们尤其有用。

能源市场就是这样一个例子——尤其是在发达经济体。英国的电力消耗正在稳步下降，在过去十年中下降了近10%。⁴此外，这6家大型和成熟的能源供应商还面临着来自60多家较小供应商的竞争，其中许多供应商提供更便宜的价格。2018年，迫于议会关于过度收费的压力，监管机构Ofgem(天然气和电力市场办公室)实施了价格上限。所有这些因素在英国创造了一个竞争激烈的能源市场，能源供应商比以往任何时候都更关注成本。

PMO的问题

EDF是英国被称为“六大”能源供应商之一，在英国拥有合计75%的电力供应和73%的天然气供应市场份额。⁵EDF在英国有490万客户，超过13500名员工。⁶

该公司支持外包，已经外包了很多IT业务。因此，它也依赖于支持其项目经理在企业it中的承包商基础。Annie Smith于2017年成为法国电力公司的企业IT主管。她在项目和计划管理方面有超过20年的经验，但这是她第一次从事外包模式的工作。这意味着她为管理中心IT带来了一种全新的思维方式，而法国电力公司的首席信息官(CIO) Kelvin Wing则让Smith自由地退一步，评估项目领域中哪些工作可行，哪些不可行。

Smith看到的最大挑战之一是EDF没有一个项目管理办公室(PMO)服务的标准方法。通常，公司的项目经理使用承包商提供来自不同供应商或来源的PMO。这不仅导致了质量上的不一致，而且导致了管理和监控所有这些承包商的效率低下。

Smith说她的第一个挑战是问自己:“作为一个领导者，我如何管理我的交付质量，而不管我的项目经理来自哪里?”

在担任法国电力公司(EDF)企业IT主管的第一年里，史密斯发现自己在寻找一种方法来重新调整局面。她开始与法国电力现有合作伙伴之一的印孚瑟斯(Infosys)进行“可能的艺术”对话，并因此去了一趟印度。史密斯说:“我有一个真正的机会去感受Infosys作为一家公司是什么样的。我认为，除非你真正去见海上团队，否则很难真正理解投入的深度以及你所利用的技能和精力。我也去了迈索尔，上了大学，被印孚瑟斯对员工的投资水平震惊了。我觉得这真的很鼓舞人心。”史密斯说，她从中汲取了一些灵感，并将其用于组建一个团队。

一个解决方案:PMO-as-a-Service

从这些讨论中产生的解决方案就是EDF和Infosys现在所说的pmo即服务(PMOaaS)。PMOaaS团队的目的是提供标准化和模板化的服务，这些服务在所有EDF的中心IT项目中是通用的。该团队主要在印度，在英国的EDF有一个现场领导。该团队管理财务、性能、资源、风险和问题。他们将所有这些领域的跟踪器、报告、采购订单、日志、性能报告和板包放在一起。团队在共享文档平台上存储和维护所有项目产品。印度的员工按照伦敦时间工作，主要通过电子邮件和Skype电话与法国电力公司团队沟通。

PMOaaS使得EDF减少了80%的承包商，节省了项目经理的时间，并让团队成员专注于增值任务

PMO-as-a-service (PMOaaS)更便宜，因为有一个核心团队共享工作负载，而不是为每个项目雇佣一个人。这使得像EDF这样的公司可以减少80%的承包商雇佣，解放项目经理的时间，并允许项目团队成员专注于利益相关者管理活动和更多增值任务。PMOaaS是监督项目组合的一种更有效的方式。PMOaaS提供了一致性、效率和附加价值，而不是让顾问以不同的方式做相同的事情。它为客户提供了做出重要决定所需的一致信息。

“这是一个非常简单的概念，但实际上可以非常强大，因为它使你做事的方式正常化和简化。我确实看到了在多伙伴模型中标准化是如何为我工作的。我可以看到，回到我的第一个目标，这真的有助于创建一个团队，因为在某些方面，这是一个真正的平衡者。”

通过使用PMOaaS方法，Smith意识到她可以要求任何提供项目管理服务的合作伙伴以一致的、联合的方式工作。她说:“这实际上对我们多样化的合作伙伴也有帮助，因为没有误解。这是不可能的。不需要管理层的跟进和返工，因为我们是用一种方式做事的。”

图1:pmo即服务解放了陆上团队，让他们专注于增值活动、战略设计和软技能

来源:印孚瑟斯

赢得人心

一旦Smith决定将PMOaaS向前推进，她就需要将业务案例整合在一起。

• 增加容量她已经知道PMOaaS将增加项目经理的能力。30%的项目经理时间被用于项目板包装的生产。
• 取代私人承包商:大多数项目都有私人承包商做PMO工作。不同的项目经理使用PMO做很多不同的事情。史密斯说:“老实说，我确实遇到了一些阻力。我自己的团队中有一些相当有经验的项目经理，他们不喜欢放弃他们的PMO资源，因为他或她通常是他们的得力助手，可能为他们做行政或其他支持性工作。虽然会遇到一些阻力，但你必须采取数据驱动的方法。”

商业案例很简单，但史密斯知道她必须赢得人心。Smith说道:“我们所知道的是，在经济上证明它是一回事，但你也必须赢得人们的心。所以，与其说项目经理觉得他们在失去什么，我更希望他们觉得他们在获得什么。”Smith和外包团队通过接管痛点来做到这一点——换句话说，就是通过外包项目经理真正不想做的工作。首先，PMOaaS承担了所有的财务管理工作，这对项目经理来说既费时又困难。

史密斯说:“取消财务管理是一件非常聪明的事情，因为项目经理突然意识到‘这确实是我讨厌做的事情。实际上，我通常会弄错，班加罗尔的团队不仅承担了它，他们已经能够改进它并使之自动化!’所以这已经很了不起了。”

Smith去找项目经理，想办法做他们不喜欢做的事情，或者腾出时间做更多的增值活动，这些活动可以由PMOaaS接手。项目经理表示，他们发现引进新员工和做相关的管理工作真的很困难，比如订购笔记本电脑。PMOaaS承担了这个责任，编写了指南，并创建了一个流程。

项目经理发现很难在SharePoint上找到合适的模板。所以PMOaaS去掉了无数的模板，精简了它们，并使它们运作起来。班加罗尔的团队将其简化了很多，因此项目经理可以很容易地找到他们需要的产品。

结果

Smith将EDF的PMOaaS称为“一个真正伟大的成功故事”，它在整个投资组合中提供了时间、成本和质量利益。

• 它将所有PMO承包商资源替换为托管服务。
• 项目在PMOaaS下提前4个月过渡。
• 管理活动通过自动化得以保存。
• 标准化的用户指南/项目包/日志/模板已开发并付诸实施。
• 产能增加了30%，导致额外的项目由内部项目经理管理。

史密斯说:“我认为我们已经形成了一种团队意识，提供了让其他合作伙伴加入这个团队的结构。现在我有了一种毫无争议的做事方式。我拥有仪表盘和质量统计数据，这让我能够运行一个项目组合。”

史密斯的建议

史密斯坚信应该花时间去看手术。她说:“我的第一个建议是花时间真正了解你的业务挑战。然后去看看其他公司是如何解决这些挑战的，因为我可以肯定地告诉你，你不会是唯一一个经历过这些挑战的人。”史密斯建议，看看其他公司提出的解决方案，然后加入你自己的风格。她说:“每个人在我的处境下，管理大量的变化投资组合都会有同样的问题。它总是价值、成本、质量、吞吐量——这些是每个人都在问的问题。”

史密斯还建议与印孚瑟斯这样的合作伙伴合作，帮助你变得创新和与众不同。她对印孚瑟斯的想法持开放态度，印孚瑟斯对她的想法也持开放态度。史密斯说:“不要害怕从小事做起。其中的十个小创新可以和一个大发明一样好。我觉得关键是你要保持开放的心态。”

下一个什么?

法国电力公司的首席信息官Kelvin Wing将pmo即服务列为伟大创新的一个例子。史密斯说:“做一些不同的事情真的很受欢迎。”她的抱负是向法国电力其他三个项目组合展示该服务的价值。史密斯说:“我能看出他们和我有同样的问题。他们聘请昂贵的承包商他们的项目经理花时间做幻灯片。所以我认为有一个真实的案例可以让我们把它作为我们所有变更投资组合的标准。例如，他们为项目所做的那种财务管理，我认为这是一种我可以通过所有中央IT提供的服务。”

毫无疑问，世界上有很多公司面临着史密斯在Infosys所面临并解决的问题。史密斯希望世界各地的公司都能对小型创新充满信心。她告诉自己的团队，要有能力、有信心地把小想法向前推进。她说:“我想保持小步走的精神。我希望我的团队能够充满力量和自信，并受到鼓舞，以小想法前进，因为这是我们前进的方式。”

参考文献

1. 谷歌遵循日益增长的职场趋势:雇佣承包商多于雇员Johan Moreno, 2019年5月31日，福布斯。
2. Top Contracting Industry Facts & Figures 20182019, IT承包商英国。
3. 欧洲临时工作的兴起2018年10月22日，巴斯特·韦尔(Bas Weel)在《经济学家》杂志(De Economist)撰文。
4. 为什么英国的能源消耗比欧盟其他国家下降得更快?帕斯卡尔·休斯，2019年9月，新闻。
5. 六大能源供应商2019年12月30日，维基百科
6. EDF能源的小型企业产品和服务, EDF能源。